Jouw inspectieplan bepaalt of je rapport standhoudt — en dat van jou is waarschijnlijk te mager

Stel je voor. Je hebt net een Scope 8 PI-inspectie afgerond. Twee weken later gaat er iets mis op de locatie. Brand. Schade. Vragen. En dan komt de vraag: “Kun je aantonen dat je je aan het protocol hebt gehouden?”

Je pakt je rapport erbij. En dan valt het kwartje. Je inspectieplan — het document waarop je hele inspectie gebaseerd is — is een standaard-template. Niet specifiek voor deze locatie. Geen omschrijving van de steekproef. Geen onderbouwing van de inspectiefrequentie. Geen beschrijving van de omgang met gevaarlijke situaties.

Je rapport kan technisch prima zijn. Maar als je inspectieplan niet deugt, heb je een probleem. Niet morgen. Nu.

Wat moet er in je inspectieplan staan?

TD12 versie 8.4 is concreet over wat er in het inspectieplan moet staan. Geen vage richtlijnen, maar harde eisen. Dit zijn de onderdelen die erin moeten zitten:

Installatiegegevens. Klinkt basaal, maar het gaat verder dan een adres en een postcode. Denk aan identificatiecode, toegepast stelsel, netaansluiting, netspanning, en — belangrijk — het jaar van aanleg. Dat laatste bepaalt namelijk welke versie van normen van toepassing is. Een installatie uit 2005 toets je tegen andere eisen dan een installatie uit 2020.

De te hanteren normen en voorschriften. Voor Scope 8 EBI en PI gaat het om installaties die vallen onder NEN 1010, NEN-EN-IEC 60204 en NEN-EN-IEC 61439. Maar welke versie? En welke delen? Dat moet in je plan staan. TD12 versie 8.4 eist nu ook dat de versies van gebruikte documenten in het rapport worden vermeld.

De inspectiefrequentie. En niet zomaar een getal. TD12 schrijft voor dat de inspectiefrequentie wordt bepaald door NEN 3140 bijlage I te gebruiken: ‘Het bepalen van de tijd tussen twee opeenvolgende inspecties van elektrische installaties’. Als er een overeenkomst is — een verzekeringspolis of een huurcontract bijvoorbeeld — waarin een inspectiefrequentie is vastgelegd, dan is die termijn leidend, mits die niet langer is dan wat bijlage I voorschrijft.

De omvang van de inspectie. Bij een Scope 8 PI: de steekproef, met een gedetailleerde omschrijving van de onderdelen waarop die steekproef van toepassing is. Dat is geen bijzaak. NEN 3140 bepaling 5.101.4 stelt dat de installatieverantwoordelijke met redenen omkleed moet vastleggen: het veiligheidsniveau waarop getoetst wordt, de te inspecteren installaties of delen daarvan, de inspectiepunten, de tijd tussen twee opeenvolgende inspecties, de representatieve steekproef, en waar noodzakelijk de meetmethoden en instrumenten. En let op: TD12 raadt aan om bij een in gebruik zijnde installatie waar geen EBI is uitgevoerd, een PI zónder steekproeven uit te voeren. Doe je dat wel, dan heb je een onderbouwingsprobleem.

De omgang met gevaarlijke situaties. Wat doe je als je tijdens de inspectie een ernstig gebrek constateert dat onmiddellijk gevaar oplevert? Hoe communiceer je dat? Naar wie? TD12 schrijft voor dat dit in het inspectieplan moet staan, voor zover het uitgebreider is dan de standaardprocedure.

Specifieke risico’s. Voor de inspecteur of voor de bedrijfsvoering. Denk aan een installatie in een explosiegevaarlijke omgeving, of een situatie waarin spanningsloos maken niet mogelijk is.

De wijze van rapporteren. Inclusief hoe je constateringen en opmerkingen vastlegt.

Waarom dit ertoe doet: de aansprakelijkheidshoek

Tot zover de theorie. Maar waarom zou je hier als inspecteur wakker van moeten liggen?

Omdat je inspectieplan je beschermt. Of juist niet.

SCIOS Informatieblad 28 (IB28) gaat uitgebreid in op aansprakelijkheid bij inspecties. De kern is dit: het criterium voor beroepsaansprakelijkheid is de vraag of de inspecteur heeft gehandeld zoals van een redelijk bekwaam vakgenoot mocht worden verwacht. Daarbij zijn de binnen de vakkringen algemeen geaccepteerde werkwijzen — zoals protocollen en certificatieregelingen — van groot belang.

IB28 beschrijft een scenario dat elke inspecteur zou moeten kennen. Twee weken na een inspectie vindt een ongeval plaats. Er is directe schade en gevolgschade. De vraag: is de inspecteur aansprakelijk?

Het antwoord hangt af van één ding: heeft de inspecteur zich aantoonbaar aan het protocol gehouden?

Als dat het geval is — scenario 1 — dan is het ongeval doorgaans niet toe te rekenen aan de inspecteur. Maar als de inspectie niet volgens het protocol is uitgevoerd en het ongeval heeft een relatie met de niet-geïnspecteerde delen — scenario 2b — dan kan sprake zijn van nalatigheid. En dan kan aansprakelijkheid worden aangenomen.

En hier wordt het pijnlijk: als je na een incident niet kunt aantonen dat je het protocol hebt gevolgd, kan de bewijslast bij jou als inspecteur komen te liggen. Dat is geen theorie. Dat is juridische werkelijkheid.

Je inspectieplan is daarin je eerste verdedigingslinie. Het laat zien wat je hebt afgesproken te doen. Je rapport laat zien wat je daadwerkelijk hebt gedaan. Als die twee op elkaar aansluiten, sta je sterk. Als je inspectieplan een vaag template is dat niet past bij de locatie, heb je een gat in je verhaal.

De praktijk: drie situaties die je herkent

Situatie 1: Het kopieer-en-plak-plan. Je hebt een inspectieplan dat je al tien keer hebt gebruikt. Andere locatie, ander type installatie, maar hetzelfde plan. De steekproefomschrijving is generiek. De inspectiefrequentie is “conform NEN 3140” zonder verdere onderbouwing. Bij een audit of een incident houd je dit niet overeind.

Situatie 2: De ontbrekende steekproefonderbouwing. Bij een Scope 8 PI inspecteer je op basis van een steekproef. Maar in je plan staat niet hoe die steekproef is bepaald, wat de omvang van de partij is, en welke onderdelen wel en niet in de steekproef zitten. NEN 3140 bijlage J beschrijft de methode voor het bepalen van steekproeven, en stelt dat het theoretische risico nooit meer dan 1% mag zijn. Als je dat niet kunt laten zien, is je steekproef niet onderbouwd.

Situatie 3: Geen beschrijving van de omgang met gevaarlijke situaties. Je treft een ernstig gebrek aan. Moet je de stroom uitschakelen? Wie informeer je? IB28 beschrijft dat het dringende advies is om bij een ernstig gebrek met direct gevaar de verantwoordelijken meteen te informeren. Maar als in je inspectieplan niet beschreven staat hoe je dit aanpakt, handel je op gevoel in plaats van op protocol.

Scope 10 en Scope 12: dezelfde les, ander document

Dit verhaal gaat primair over Scope 8, maar de les geldt breder. Bij Scope 10 (TD14) moet het inspectieplan de omvang van het te beoordelen elektrisch materieel bevatten zonder uitsluitingen, de te hanteren normen, de uit te voeren werkzaamheden conform NTA 8220, en de omvang van de steekproef met gedetailleerde beschrijving. Bij Scope 12 (TD18) moet het inspectieplan de omvang beschrijven overeenkomstig bijlage 2 ‘uit te voeren werkzaamheden’, en geldt dat het niet beschikbaar zijn van vereiste documenten (legplan, ballastplan, constructieberekening) leidt tot een afmelding met minimaal een constatering gering.

In alle gevallen geldt: het inspectieplan is niet optioneel, niet generiek, en niet iets dat je achteraf invult. Het is het startpunt van je inspectie. En sinds TD12 versie 8.4 moet het zwart op wit in je rapport staan.

Wat kun je morgen anders doen?

Pak je laatste drie inspectieplannen erbij en stel jezelf deze vragen:

• Is het plan specifiek voor deze locatie en deze installatie? Of is het een generiek template?
• Staat de inspectiefrequentie erin, onderbouwd met NEN 3140 bijlage I of een geldende overeenkomst?
• Is de steekproef gedetailleerd omschreven — welke onderdelen, welke methode, welke omvang?
• Staan de te hanteren normen erin, inclusief de versie?
• Is beschreven hoe je omgaat met gevaarlijke situaties tijdens de inspectie?
• Vermeld je het jaar van aanleg en de daaruit volgende normversie?

Als je op een of meer van deze vragen “nee” moet antwoorden, heb je werk te doen. Niet omdat het leuk is, maar omdat je hiermee je inspectiekwaliteit verhoogt, je rapport versterkt, en je aansprakelijkheidsrisico verkleint.

Zorg dat je het goed doet — en dat je het kunt bewijzen

Het inspectieplan is het verschil tussen een inspectie die standhoudt en een inspectie die bij de eerste kritische vraag omvalt. De aanscherping in TD12 versie 8.4 is geen bureaucratische exercitie — het is een kwaliteitsverbetering die jou als inspecteur beschermt.

Bij Omega Energietechniek trainen we inspecteurs niet alleen in de techniek, maar ook in de aanpak. Hoe stel je een inspectieplan op dat specifiek, onderbouwd en compleet is? Hoe vertaal je de eisen uit TD12, NEN 3140 en de NTA 8220 naar een plan dat werkt in de praktijk? Dat is precies wat we behandelen in onze Scope 8 opleidingen.

Wil je zeker weten dat jouw inspectieplannen voldoen aan de aangescherpte eisen? Bekijk ons Scope opleidingen of neem direct contact op. Want een sterk inspectieplan schrijf je niet per ongeluk — dat leer je.