De instructietermijn bepalen: Hoe werkt Bijlage E van de NEN 3140?

Elke installatieverantwoordelijke, werkverantwoordelijke, vakbekwaam persoon en voldoende onderricht persoon moet periodiek worden geïnstrueerd. Dat schrijft bepaling 4.2.108 van de NEN 3140+A3:2019 voor. Maar hoe vaak is “periodiek”? De norm laat dat niet open: bijlage E biedt een weegfactorensysteem waarmee de instructiefrequentie per rol objectief wordt vastgesteld. In deze blog leggen we uit hoe dat werkt.

Waarom periodieke instructie?

Kennis veroudert, situaties veranderen en routines slijpen in. Periodieke instructie zorgt ervoor dat aangewezen personen hun kennis van elektrische gevaren, werkprocedures en veiligheidsmaatregelen op peil houden. De norm stelt daarnaast een harde eis: na een ernstig incident moet iedereen met een relevante aanwijzing binnen een jaar worden geïnstrueerd over dat incident (bepaling 4.2.108).

De geldigheidsduur van een aanwijzing wordt bij voorkeur beperkt tot het interval tussen twee opeenvolgende (her)instructies (bijlage D, opmerking bij bepaling D.4.3). De instructietermijn is daarmee direct gekoppeld aan de geldigheid van de aanwijzing.

Het weegfactorensysteem van bijlage E

Bijlage E is een informatieve bijlage die een praktische methode biedt om de instructiefrequentie te bepalen. Het systeem werkt met acht factoren, die per rol (IV, WV, VP, VOP) apart worden gescoord:

Factor 1: Ervaring van de personen

• Veel: weging 0
• Weinig: weging 10

Factor 2: Aard van de werkzaamheden

• Eenvoudig: weging 0
• Gemiddeld: weging 5
• Complex: weging 10

Factor 3: Frequentie van de werkzaamheden

• Zelden: weging 5
• Regelmatig: weging 0
• Vaak: weging 5

Factor 4: Werkomstandigheden

• Volledig spanningsloos: weging 0
• Regelmatig in de nabijheid van actieve delen: weging 5
• Af en toe onder spanning werken: weging 10

Factor 5: Omgeving van de werkplek

• Overzichtelijk en met weinig gevaren: weging 0
• Onoverzichtelijk of met veel gevaren: weging 10

Factor 6: Mate van toezicht

• Voortdurend: weging 0
• Regelmatig: weging 5
• Zelden: weging 10

Factor 7: Mate van verandering van de werkzaamheden

• Regelmatig: weging 0
• Weinig: weging 5

Factor 8: Ervaring met (bijna-)ongevallen

• Geen sprake van ernstige (bijna-)ongevallen: weging 0
• Geen betrouwbare informatie beschikbaar: weging 10
• Eén of meer ernstige (bijna-)ongevallen hebben plaatsgevonden: weging 10

De acht wegingen worden opgeteld tot een puntentotaal per rol. Aan de hand van dit totaal wordt de tijd tussen twee opeenvolgende instructies afgelezen in figuur E.1 van de norm.

Per rol apart scoren

Een belangrijk detail: tabel E.1 heeft aparte kolommen voor IV, WV, VP en VOP. Dat betekent dat de instructietermijn per rol kan verschillen, ook als de personen in dezelfde organisatie werken. Een VOP die af en toe onder spanning werkt in een onoverzichtelijke omgeving heeft een kortere instructietermijn dan een IV die uitsluitend kantoormatig aanstuurt.

Praktijkvoorbeeld

Een vakbekwaam persoon (VP) met veel ervaring (weging 0) voert gemiddeld complexe werkzaamheden uit (weging 5), regelmatig (weging 0), regelmatig in de nabijheid van actieve delen (weging 5), in een overzichtelijke omgeving (weging 0), met regelmatig toezicht (weging 5), weinig verandering in werkzaamheden (weging 5) en zonder ernstige (bijna-)ongevallen (weging 0). Totaal: 20 punten.

Vergelijk dit met een voldoende onderricht persoon (VOP) met weinig ervaring (weging 10) die eenvoudige werkzaamheden uitvoert (weging 0), zelden (weging 5), volledig spanningsloos (weging 0), in een onoverzichtelijke omgeving (weging 10), met zelden toezicht (weging 10), weinig verandering (weging 5) en zonder betrouwbare informatie over (bijna-)ongevallen (weging 10). Totaal: 50 punten – een aanzienlijk kortere instructietermijn.

De link met de aanwijzing

De instructietermijn staat niet op zichzelf. In de praktijk bepaalt deze termijn hoe lang een aanwijzing geldig is. Bij het verstrijken van de instructietermijn zonder herinstructie vervalt de onderbouwing van de aanwijzing. Het verdient daarom aanbeveling om de einddatum van de aanwijzing te koppelen aan de geplande herinstructiedatum.

Het aanwijzingsdocument (bijlage D) kan een ingangsdatum en einddatum bevatten. De norm adviseert expliciet om de geldigheidsduur te beperken tot het interval tussen twee opeenvolgende instructies.

Na een ernstig incident

Bepaling 4.2.108 stelt een harde eis: na een ernstig incident moet iedereen met een relevante aanwijzing binnen een jaar worden geïnstrueerd over dat incident. Dit staat los van de reguliere instructietermijn – het is een aanvullende verplichting. De instructie moet gericht zijn op het specifieke incident en de lessen die daaruit kunnen worden getrokken.

Conclusie

De instructietermijn is geen standaardwaarde van “eens per jaar”. De NEN 3140 biedt via bijlage E een onderbouwde methode met acht weegfactoren, per rol apart te scoren. Hoe hoger het puntentotaal, hoe korter de termijn. De uitkomst bepaalt niet alleen wanneer de volgende instructie plaatsvindt, maar ook hoe lang de aanwijzing geldig is. Combineer dit met de harde eis van herinstructie na ernstige incidenten, en u heeft een compleet kader voor het op peil houden van de competentie van uw elektrotechnisch personeel.

Wil je de instructietermijnen in jouw organisatie laten toetsen aan de NEN 3140? Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Zelf meer leren over dit onderwerp? Volg onze NEN 3140 cursussen.